Déplacement professionnel : quelles stratégies pour une bonne organisation ?

Certes, avec l’évolution des nouvelles technologies, il est actuellement facile d’être en contact avec des clients ou des partenaires grâce à des outils de communication. Par contre, pour un responsable d’entreprise, les déplacements professionnels s’imposent à un moment donné pour plus de proximité. Cependant, l’organisation d’un tel voyage peut-être compliqué surtout s’il s’agit d’une équipe. Il y a la politique de voyage d’une entreprise, mais d’autres points sont à préparer pour un voyage réussi.

Préparer les modes de transports

Une fois l’ordre de mission est en main pour un voyage d’affaires, il est indispensable de passer la réservation du déplacement. Les transports sont des points importants qui doivent passer en premier plan. D’ailleurs, le calcul des trajets professionnels est nécessaire pour gagner du temps sachant qu’un voyage d’affaires est différent d’un séjour de vacances.

Si c’est le cas d’un séjour à l’étranger, il est primordial de prendre un vol. Certaines formalités sont à respecter à ce stade, à savoir, l’achat des billets d’avion, le passeport, le Visa… Toutefois, à certains moments, il arrive que le déplacement soit urgent. De ce fait, l’entreprise décide de se tourner vers la location d’un jet privé afin de ne pas perdre de temps. De nombreuses agences proposent ce type de service pour les déplacements d’affaires.

De son côté, il y a le train qui est aussi accessible pour un séjour d’affaires. Comme la SNCF par exemple, des réductions sont offertes pour des réservations de groupe. Autrement, l’option la plus économique reste le covoiturage. Par contre, les bouchons dans certaines villes n’arrangent pas les choses. C’est pour cela qu’au cours de cette étape, il est primordial de réaliser quelques vérifications sur l’itinéraire du voyage, à savoir la proximité du lieu de rendez-vous à la gare ou à l’aéroport, les éventuels bouchons dans la ville, les heures de pointes une fois à destination…

Dans tous les cas, l’entreprise remet toujours une feuille de route pour ce type de déplacement. Ce document rassemble notamment le trajet professionnel. Il inclut normalement, les dates, la durée du voyage, l’adresse de l’hôtel, les horaires de transports, les lieux de rendez-vous, les personnes à rencontrer…

Quel mode d’hébergement pour un professionnel ?

En plus du transport, il faut aussi veiller à bien choisir l’hébergement pour un voyage d’affaires. Des fois, l’entreprise dispose déjà un partenariat avec un établissement particulier. Elle pourrait également privilégier une chaîne hôtelière connue. Mais il y a aussi les sociétés qui bénéficient de réductions grâce à des partenariats commerciaux.

En dehors de ces points, il convient de choisir un hôtel qui se situe à proximité direct des lieux de réunion. Il est donc essentiel de bien calculer l’itinéraire et le temps de trajet vers les différents points de rendez-vous. Cette étape procurera plus de sérénité aux professionnels en déplacement.

De nombreux petits détails doivent également être inclus dans l’organisation de l’hébergement. Il est donc primordial de connaître les services proposés par l’établissement hôtelier à savoir les horaires des repas, les services d’aide proposés sur place… Il ne faudra rien laisser au hasard.

En plus de ce point, il y a aussi les assurances. Déjà avec les cartes de bleues et la responsabilité civile, une assurance pour un trajet professionnel à l’étranger doit être prévue par l’entreprise afin de protéger les salariés. C’est d’ailleurs une obligation pour les sociétés.